すぐにわかる販売管理システム Vol.4

第4回 すぐにわかる販売管理システム


前回は発注・仕入・債務管理についての説明をしました。
今回は販売管理の最終回で在庫管理について説明をしたいと思います。


在庫管理とは、得意先からの受注や注文に対して「納期」どおり出荷するために、
仕入先から商品を購入しておき自社の倉庫でその在庫量を管理することです。

在庫管理とは?  ?不要な在庫をもたないよう・・・


在庫管理では、適切なタイミングで購入依頼をおこない、不要な在庫を、持たないように管理する必要があります。


発生するコストを抑えることや、売れ残ってしまうリスクを軽減することが重要なのです。


そして「在庫管理」には、次のような業務があります。


1.在庫受払業務
 日常業務における商品の在庫の入庫、出庫を管理します。


2.実地棚卸業務
 一定のタイミングで、在庫の実数量を把握します。


3.購買依頼業務
 適切なタイミングで、仕入先に商品の購買依頼をおこないます。


在庫管理の3つの業務

在庫受払業務とは?  ?入出庫の記録です・・・


「在庫受払の業務」では、「仕入」による「在庫の入庫」、「出荷」による「在庫の出庫」を記録します。


在庫は、「単価」、「数量」、「金額」で管理をします。


システム的には、「仕入入力」することで、自動的に入庫をおこない、「売上入力」することで、自動的に出庫をおこなうことも可能です。


また商品の受払いの都度、「商品有高帳」に記録されるので、常に帳簿上で正しい在庫量を把握することが可能となっています。

実地棚卸業務とは?  ?帳簿と実際の倉庫では・・・


システム上の在庫数と実際の倉庫にある在庫数とでは在庫量に差異がでることがあります。実地棚卸業務とはこの差異調査のこと
です。


システム上の「在庫数」は、「出荷」や「仕入」業務の入力データによって、記録されます。
しかし、誤って入力したり、時の経過とともに減耗する性質の商品もあります。また盗難紛失などの可能性もあります。


そのためシステム上の在庫数が、実際の在庫数と一致しないということが起こるのです。


在庫が一致しない原因は以下のようなものです。
・記入漏れ  ・記帳ミス ・紛失・盗難  ・減耗  ・品質低下  などです。


その為、定期的に、実際に「棚卸し」を行います。
「棚卸し」とは、商品を保管している倉庫に行って、実際に在庫を見て数量を確認し、システム上の在庫数との差異を確認します。
この作業を「実地棚卸」と呼んでいます。


実地棚卸の業務フロー

購入依頼業務とは?  ?購入内容を明確に・・・


在庫管理の最後は購入依頼業務についてです。


製造業などでは、「商品・材料・部品」などの購入品について必要な部門(設計部門や技術部門)が、購買部門へ「購買依頼書」を発行します。購買したい「商品・材料・部品」などの仕様などを明確にするのです。


「購入依頼」をおこなうときに、重要なのは、いつ発注するかです。
ABC分析などをおこない、材料や部品の特徴に合わせて発注方法を考える必要があります。


代表的は「発注方式」には、次の2つが有名です。


1.定期発注点方式
 定期発注点方式とは、毎週1回とか月に1回とか決められた発注間隔で必要な発注数量を計算して発注する方式です。


2.定量発注点方式
 定量発注点方式とは、ある数量より在庫が少なくなると必要数量を発注するやり方です。


発注方式については物流管理編でも説明しましたので詳細はそちらをご覧ください。



以上4回にわたって販売管理システムの概要をまとめてみました。
今回のコラムはほぼ自分の頭の中にある知識をまとめたものですので、内容については本当にざっくりとしたまとめになっています。


このコラムが皆様に少しでもお役立て頂ければ幸いです。