すぐにわかる販売管理システム Vol.3

第3回 すぐにわかる販売管理システム


前回は売上に続き、債権管理についての説明をしました。今回は発注・仕入を行うところからです。
商品を売るために小売り・卸売業では仕入という行為が必要となるのです。

発注?仕入とは?  ?安くて良いもを・・・


購買部では、売るものを準備するために資材や製品を手配するために仕入先に対して発注(注文を出すこと)を行います。


こちらは売上の裏返しでいくつかの仕入先に対して見積もりを要求します。
その中から安くて良いものを選択して発注を行うのですが、実際はもう少しシビアで納期がまもられるかや安定供給が可能かまた業績に問題が無いか等のさまざまなものを判断基準としています。


手配したものが入荷されると検収を行い仕入入力で仕入計上がされます。この仕入計上によって債務が発生します。もちろん売上と同様に仕入計上の基準が存在します。以下の図では検収結果報告を確認して仕入計上としています。


そして発生した債務は「仕入/買掛金」という仕訳で会計に連携されるのです。


以下に仕入関連の業務の流れをまとめました。


仕入関連の業務フロー

債務管理システムとは?  ?いずれは支払います・・・


債務管理とは何を管理するものなのでしょうか。
仕入計上で発生した債務を管理することで、それはまだ支払をしていませんがいずれは支払を行う金額を管理して、資金繰りの中で
いつお金が必要なのかを把握するための管理なのです。


支払ほうの立場から言うと支払はなるべく遅くなるほうが良いのですが、製造業などで下請け企業をいくつも抱えているような場合、
それをすることで自分の首を絞めることになりかねないこともあるので、これも状況によって判断が必要となってくると思われます。


システム的には、債務の計上が行われると同時に支払予定表が見れるようになります。これで翌月や翌々月にいくら支払うかのあたりがつくのです。

支払について  ?発注の契約時に・・・


次に実際の「支払」です。仕入先から請求書が届きますので、その請求金額を購買契約時に締結した支払条件に従った支払方法で
支払います。


支払条件の設定は設定する側の会社によってまちまちです。


たとえば全部の仕入先に対して同じ支払条件を設定する場合や、取引額が大きい仕入先のみ半分振込で半分手形にするとか支払
金額が50万円以上は全額手形といったような感じでシステム的には支払先(仕入先)のマスタへさまざまな設定ができるように
なっています。


この支払条件をもとに支払明細(小分けに注文する場合等)を集計します。例えば10日締めの翌月末払いのように10日までの支払
明細を集計した分を翌月末にまとめて支払うということです。


債務関連の業務フロー

回収について  ?支払分を消込みます・・・


債務管理の最後は債務消込についてです。


入金でも行いましたが支払った分の債務を消込ます。「買掛金/当座預金」といった仕訳を発生させたあと買掛金の残高明細と引き
当てて消込を行います。


システム的に入金と異なるのは、支払は自社が主導的だということです。債務(買掛金の金額)を元に支払行為を行いますので金額
が必ず一致します。このため支払った分の債務は自動的に消し込まれるのです。


債務消込


今回は、発注?仕入についてと債務関連の業務フローの説明により債務の発生⇒支払予定⇒支払集計⇒支払(支払確定)
⇒債務消込の流れがご理解いただけたと思います。


次回は売上・仕入でも出てきましたが入出庫入力に関する在庫管理を説明したいと思います。