すぐにわかる販売管理システム Vol.2

第2回 すぐにわかる販売管理システム


前回は売上入力を行い、債権が発生したとこまで説明しました。今回は発生した債権を管理し請求と回収を行うところからです。
お金を貰って初めて商売が成り立ちます。ということは販売管理の中でここが一番大事なところなのでは・・・と思います。

顧客とは?  ?取引先、得意先、仕入先・・・


債権管理システムの前にまず、顧客について考えてみたいと思います。


販売管理でいうところの顧客とは、いったい何を指すのでしょうか?


BtoB(企業間の取引)では顧客も仕入先もまとめてしまえば取引先ということになります。
販売管理システム上ではシステム的に別々で管理するところから顧客を「得意先」、仕入先をそのまま「仕入先」というように
分けて表現しています。


システムのマスタ管理でも、もちろん分けて管理しますので「得意先マスタ」、「仕入先マスタ」といったような登録となります。


また債権管理内でも請求管理を独立したシステムとして考えた際、代金を請求する先を請求先と表現する場合もあります。
これは、実際に商品を購入したところとお金を支払うところが違う場合があるからです。


債務管理でも同様のことがあり仕入先と支払先をわけて表現する場合があるのです。


このように債権管理システムでは、得意先と請求先の管理をして行きます。


販売管理システムにおいての顧客

債権管理システムとは?  ?売った側と買った側・・・


それでは前回からの話の続きです。
納品が済んだので検収書に印鑑をいただきました。それをもとに売上入力を行い、債権が発生します。


ところでこの「債権」というのは何なのでしょうか?


通常、我々が何か商品を購入した場合、現金やクレジットカードで支払ったりしますが、日本の商習慣でBtoBの場合はそのほとんどが掛け(つけ)で商品を購入します。先に商品をもらってあとで代金を支払うというやり方です。


売った側からみて、まだ貰っていない代金のことを債権と呼び、逆に買った側からみて、支払っていない代金のことを債務と呼びます。


まだ貰っていない代金を、とりっぱぐれのないよう回収するまで管理することが、債権管理と呼ばれているものなのです。


これは、会社の資金繰りでも一番重要なことがらです。
会社を運営する上でお金はよく血液にたとえられます。この血液がうまく回っていないと体(会社)が動けなくなってしまうということで、
入ってくるお金が滞るとまさに循環ができない状態になりあっという間に死んでしまいます。ですのでいつお金が回収できるかを常に
チェックしておく必要があるのです。


では、とりっぱぐれのないようにするにはどのようにすればよいのでしょうか?


際限なく掛けで売らないことです。要するに得意先の規模(いろいろな情報に基づく)によって基準を設けてしまえばよいのです。
例えばA社には100万円の掛け売りをしても大丈夫そうだがB社は50万円まで等‥この管理を与信管理といいます。


読んで字のごとく得意先にどこまで信用を与えるかということです。
この与信管理では、「得意先マスタ」に「与信限度額」を登録します。
これによって受注入力で入力した内容と、現時点での債権の残高を加算して「与信限度額」を超えてしまった場合、アラームが表示
される仕組みとなっています。このアラームによって本当にこれ以上売っても良いのかどうかの注意を促すのです。


債権管理システム

請求について  ?受注の契約時に・・・


次に「請求」です。「商品の代金としてこの金額をお支払ください」と顧客にお願いします。これが「請求」です。


この「請求」ですが、基本的には受注の際に契約した内容にその請求条件を記載しておきます。
例えば「検収月翌月の10日払い」とかです。
売り側はなるべく短い期間で代金を回収したいし、購入側はなるべく支払を先延ばししたいと思うのが常です。
それは購入者が支払うまでの間(一時的にとはいえ)その金額を他の費用に回すことができるからです。


システム的には、請求締処理を行い請求書を出力します。これを顧客に提出するのです。


顧客はこれを見て入金してくれる・・・はずです。


以下に債務関連の業務フローを表しました。


債権関連の業務フロー

回収について  ?入金分を消込みます・・・


債権管理の最後は回収管理についてです。


入金口座の記録から顧客からの入金が確認されます。実際は違うこともあるのですが請求金額が入金されていたと仮定して
話を進めます。


システム的には請求額の明細と入金額を引き当てて債権の消込処理を行います。


この処理をおこなうことでシステム的に債権(お金がもらえる予定)が預金(現金)になるのです。


債権消込


今回は、取引先についてと債権関連の業務フローの説明により債権の発生⇒請求締⇒請求書発行⇒入金⇒債権消込の流れが
ご理解いただけたと思います。


次回は売上に対局する管理である仕入管理を説明したいと思います。