すぐにわかる会計管理システム Vol.1

第1回 2013年4月22日 すぐにわかる会計管理システム Vol.1


すぐわかるシリーズの第四弾として会計管理システムを取り上げます。


会計管理とは、簡単にいうと会社のお金のやりくりを管理することで、その一つ一つのお金のやりとりを積み上げて、一目でわかるようにしたものです。


その一目でわかる資料とは、ずばり財務諸表のことです。会計管理システムの機能の一つとしてあるのが財務諸表を作成することなのです。


ところで今、財務諸表と書きましたが会計という言葉以外に財務という言葉を聞いたことがあると思います。


私もいままでいろいろな会社でお話を聞いてきましたが。会社によっては、会計といったり、財務といったり、経理といったり、または計理といったりもします。
厳密にはそれぞれ意味合いが違いますが、その会社の業種や部署や文化でその呼び名が変わるようでした。
会計システムの導入を行ったいた私としては、それぞれのお客様を立てて会社ごとに呼び名をかえてお話をしてきました。


システムでも同じで、会計管理システムといったり財務管理システムと言ったりもします。経理システムとも言いますが経理管理システムとはあまり言わないですね。


なるべく簡単に済ますために、ここでは会計管理システムとしてお話を進めて行きます。


会計管理システムと統一します。

「会計」という言葉について


これから会計管理システムについてのお話をするのですが、この会計という言葉についてもう少し言いますと、


財務会計と管理会計と分類したりもします。英語で書くと財務会計がFinancial accountingで管理会計がManagerial accountingになります。前者は財務諸表を作成して企業の財務状況をあきらかにすることで、後者が企業自身が財務状況の詳細な把握をするために経営に役立てる資料を提供することを言います。


ちなみに簿記というのは、会計の元となる帳簿を記録して行くことです。


昔は、その記録した帳簿をさらに手作業で転記して財務諸表を作成していました。ということは会計管理システムは簿記と同じことをやっているということが分かります。


但し、簿記と会計がまったく同じかというとそういうことではありません。先ほども書きましたが、簿記とは記録することを指していて、会計とは、予算管理や資金繰り管理、債権債務管理、決算業務といったさまざまな業務を行うことなのです。


会計の業務

まずは勘定科目から


それではまず、勘定科目についてお話をします。


会計の中で切っても切れないのがこの勘定科目です。これがないと会計は始まりません。またこの勘定科目が会計の鬼門というか最初の壁となっているようです。


しかし逆に言うと、これさえ覚えてしまえばある程度会計の話ができてしまうのです。簿記3級の勉強もこの勘定科目の意味合いや使い方を覚えるのがメインなのです。


いずれはある程度の勘定科目を理解して行きたいところです。


とは言うものの本コラムは「すぐわかる」と冠をつけているので、私の今までの経験から独断と偏見で必要最低限の勘定科目を覚えていただこうと考えています。

勘定科目の種類  ?合計科目、残高科目、補助科目


勘定科目には種類があります。それは合計科目、残高科目、補助科目と言われています。


それぞれの違いを確認して行きましょう。
それでは、合計科目です。合計科目は読んで字の如く残高科目を合計したものです。この合計科目に金額が積みあがっていきます。
まずは、これをビジュアルで覚えます。例えば「流動資産」はこの位置にある等、借方の位置にあるのか貸方の位置にあるのかも重要になってきます。(借方貸方については、次回説明します。)


以下にある合計科目だけの貸借対照表と損益計算書をご覧ください。合計科目はそれぞれ11個と13個です。まずはビジュアルで覚えてしまいましょう。これが頭にあれば以降に説明する理屈が頭に入りやすくなるはずです。


貸借対照表と損益計算書の例


次に残高科目です。残高科目とは帳簿の記録を行う際に使います。仕訳を行うための科目です。 


ところで、いま急に出てきたこの「仕訳」とは??? いったいどのような意味なのでしょうか。


まずA社という企業があります。ふつうの会社です。


そのA社に勤めるB君が研修で行った東京までの交通費を会社に請求しました。会社はB君にその交通費を現金で精算しました。
その時の仕訳は以下のようになります。


借方:交通費 / 貸方:現金
⇒「理由」      ⇒「手段」


これが意味することは、A社の現金が交通費によって減ったということです。
さらに細かく言うとB君が研修に行くため使った交通費によってA社の現金が減りましたということになります。


この内容を簡潔に、また帳簿の記録をやりやすくするために、借方と貸方に「理由」と[手段」を記したことを仕訳と呼ぶのです。


残高科目とは、この仕訳で使用する勘定科目をさすのです。下図ではピンク色の箇所それにあたります。


残高科目の箇所


ところが、この残高科目のなかでも仕訳で使用できないものがあります。それは、最後に説明する補助科目の親科目である残高科目です。残高科目をさらに細分化して会計上管理のしやすい勘定科目にしたものが補助科目です。


例えば普通預金という勘定科目は、預金口座が複数あった場合それごとに仕訳をしたほうが口座ごとの残高の把握ができて便利ですし、通信費では電話代、プロバイダー料金などあらかじめ決まった細分化を行いたい場合有効となります。


下図では、みずほや三井住友がそれぞれの補助科目となります。


補助科目


まず、手始めに貸借対照表と損益計算書の合計科目の配置を頭に入れていただければと思います。残高科目や補助科目についてはおいおい 覚えて行ってください。


次回は、貸方借方についてと仕訳についてもう少し詳しい説明をして行きたいと思います。